Un journal d’entreprise pour une meilleure identification des salariés avec leur entreprise

Un journal d’entreprise est un instrument de communication interne très efficace qui peut aussi contribuer à renforcer l’image de l’entreprise. Mais que doit-il offrir concrètement pour permettre d’atteindre les objectifs fixés ?

Les salariés d’une entreprise représentent son plus important capital. Il existe de nombreuses façons de leur témoigner une reconnaissance à la hauteur de leur engagement, par exemple une rémunération appropriée ou une bonne communication interne. Celle-ci revêt une valeur particulière lorsqu’elle se fait également par le biais d’un journal d’entreprise.

Sommaire

• • Que peut apporter un journal à l’entreprise ?
  • Groupes-cibles : les collaborateurs entre beaucoup d’autres
  • Les différentes formes possibles d’un journal d’entreprise
  • Contenus du journal d’entreprise
  • Sujets possibles pour le journal d’entreprise
  • Fréquence de parution
  • Style de langue approprié
  • Conception du journal d’entreprise
  • How-to : comment utiliser votre journal d’entreprise

Que peut apporter un journal à l’entreprise ?

D’un point de vue purement financier, un journal d’entreprise n’apporte rien à l’entreprise. Bien au contraire, il lui coûte. Mais dans le même temps, c’est un investissement très utile pour renforcer la satisfaction des salariés et atteindre ses objectifs de marketing qualitatifs. À condition, bien sûr, de bien l’utiliser.

Impact à l’intérieur de l’entreprise

Si tous les paramètres sont parfaits, un journal d’entreprise peut avoir un impact très positif sur l’entreprise :

• intensifier l’identification des salariés avec l’entreprise
• renforcer la motivation des salariés
• influencer de façon positive l’ambiance de travail
• stimuler et maintenir la confiance
• améliorer la communication interne
• solidifier la fidélisation des salariés

Impact à l’extérieur de l’entreprise

Il est très rare qu’un journal d’entreprise soit lu uniquement par les salariés auxquels il est destiné ; un tel magazine a donc toujours un certain impact en dehors de l’entreprise.

• augmenter la notoriété de l’entreprise
• améliorer son image
• renforcer la fidélisation et la satisfaction des clients
• attirer de nouveaux collaborateurs

Un journal d’entreprise peut donc avoir des effets à une très grande échelle, c’est pourquoi il est important de bien réfléchir à sa conception. Pour cela, il faut tout d’abord examiner les groupes auxquels il est destiné.

Groupes-cibles : les collaborateurs entre beaucoup d’autres

Comme son nom l’indique, un journal d’entreprise s’adresse bien entendu en premier lieu aux salariés de l’entreprise. Mais il est souvent lu également par d’autres personnes. C’est un fait qu’il ne faut pas se contenter de prendre en compte, mais qui doit aussi être utilisé de façon active pour viser les objectifs de marketing fixés.

Certaines grandes entreprises et groupes montrent très bien comment cela peut fonctionner. Leurs journaux numériques sont en partie accessibles par tous. S’ils s’adressent principalement aux collaborateurs de l’entreprise, ils sont en réalité destinés à un cercle de lecteurs bien plus large. Deutsches Rotes Kreuz et un bon exemple.

Afin d’exploiter pleinement le potentiel de son journal d’entreprise, il faut tout d’abord analyser ses différents groupes-cibles. La mesure dans laquelle il pourra s’adresser à tous dépendra de plusieurs facteurs, en particulier du budget alloué au projet.

Collaborateurs

Les collaborateurs de l’entreprise sont les véritables destinataires du journal. Son contenu et sa forme doivent donc être adaptés à leurs attentes. Cela signifie tout d’abord très simplement qu’ils doivent être assez nombreux pour que la création d’un journal ait du sens. Si l’entreprise ne compte que cinq personnes, il sera probablement plus rentable d’investir dans d’autres mesures pour le bien des salariés.

Mais si l’on part du principe qu’ils sont suffisamment nombreux, il convient de se poser les questions suivantes : comment un journal d’entreprise peut profiter aux salariés ? Quels contenus doivent être transmis, et sous quelle forme ? Comment utiliser le journal pour les objectifs internes évoqués plus haut ? En demandant aux chefs de service ou directement aux salariés, il est possible de savoir si ceux-ci souhaitent avoir un journal.

Futurs collaborateurs

En règle générale, les professionnels convoités s’informent en détail sur leur éventuel futur employeur avant d’envoyer leur candidature. Il faut donc s’attendre à ce qu’ils jettent un œil dans le journal de l’entreprise. L’existence même d’un tel journal témoigne déjà d’une certaine estime de l’entreprise vis-à-vis de ses salariés.

Des contenus ciblés peuvent également attirer les candidats souhaités. Des reportages et des portraits de collaborateurs peuvent témoigner de leur engagement et d’une ambiance de travail positive. Certaines entreprises s’adressent même directement à leurs éventuels futurs collaborateurs.

Investisseurs, acteurs du marché, partenaires commerciaux

« C’est un petit secteur. » Il l’est toujours, même s’il peut sembler grand vu de l’extérieur. Tout le monde connaît tout le monde, et chacun est observé par les autres. C’est pourquoi un journal d’entreprise ne reste pas méconnu pendant longtemps. Si une entreprise décide de s’exposer, elle doit le faire de manière offensive.

Car un journal d’entreprise existe aussi pour le marché. Plus sa conception est soignée, plus le message envoyé sera fort : vous disposez des ressources nécessaires pour publier un journal, vos salariés sont les meilleurs, et votre position économique est prometteuse et vous permettra de vous développer à l’avenir.

Clients

Les clients sont le groupe-cible le moins important d’un journal d’entreprise. Si les professionnels recherchent parfois activement des publications de leurs fournisseurs, les consommateurs finaux tombent généralement dessus par hasard. Si le contenu et la présentation retiennent leur attention, un magazine bien conçu fera là aussi son effet. Le client ne doit donc pas être oublié lors de la conception du journal.

Les différentes formes possibles d’un journal d’entreprise

Lorsqu’on évoque un journal d’entreprise, nombreux sont ceux qui imaginent une bonne vieille revue imprimée et distribuée aux membres du personnel. Et effectivement, le journal imprimé représente, avec 82,9 pour cent, la plus grosse part de toutes les publications. C’est ce qu’a dévoilé l’étude « L’avenir du journal d’entreprise 2019 » de Kammann Rossi et de la School for Communication and Management (SCM).

Au cours de la période étudiée, les publications en ligne arrivaient en deuxième position, avec 52,3 pour cent, et, en troisième position mais loin derrière avec 4,2 pour cent des entreprises interrogées, les applications.

Journal imprimé

Un journal imprimé fait aujourd’hui encore la meilleure impression, il est conservé plus longtemps, il est souvent bien visible et il séduit par son toucher agréable. À condition bien sûr que sa présentation soit suffisamment soignée.

Contrairement à d’autres formes de publication, son coût est élevé en raison de l’impression, il est plus difficile à distribuer et il est plus long à concevoir.

Journal numérique

La conception et le choix des sujets sont souvent les mêmes que pour un journal imprimé. Il s’agit souvent d’un PDF à télécharger ou envoyé par e-mail, que les salariés peuvent lire sur leur ordinateur ou sur un appareil mobile, ou même imprimer si besoin. Il est également possible de créer des PDF comprenant des images, des liens et des podcasts, ou bien des versions responsives – adaptées à une lecture sur tablettes, smartphones ou l’Intranet de l’entreprise – ou encore un magazine électronique ou une publication sous forme de blog ou de podcast.

Pas de coûts d’impression, et la distribution à une liste de destinataires prédéfinie se fait en un seul clic. Mais il lui manque la valeur que confère un document imprimé.

Application mobile

Une application n’est généralement pas conçue pour offrir uniquement un journal d’entreprise aux salariés. Elle est également utilisée pour envoyer rapidement des messages accessibles immédiatement par tous, où qu’ils se trouvent. La communication se fait dans les deux sens, des salles de chat permettent une collaboration spontanée.

L’application n’est donc pas un journal d’entreprise au sens propre, mais plutôt un instrument de communication. Bien qu’il soit possible d’enregistrer des données, ce n’est pas le support idéal pour des contenus faits pour durer.

Formes mixtes

Les grandes entreprises misent souvent sur une forme mixte de journal d’entreprise pour garantir une communication optimale. En effet, tous les employés ne sont pas joignables de la même manière. Les salariés travaillant sur place ont à leur disposition le journal imprimé ou peuvent lire la version en ligne, tandis que les représentants commerciaux préfèrent utiliser une application.

En outre, tous les formats ne sont pas adaptés à tous les types de textes. S’il semble pertinent de communiquer à tous les collaborateurs des messages d’information via une version en ligne ou, mieux encore, via une application, les articles plus longs tels que des articles de fond, des reportages et des interviews sont plus agréables à lire dans une version imprimée.

Contenus du journal d’entreprise

Se pose maintenant la question de savoir ce que doit contenir un journal d’entreprise. S’agissant d’une publication destinée à vos collaborateurs, vous devez en priorité prendre en compte leurs intérêts et leurs besoins. Y répondre aussi bien que possible fait partie de l’aspect le plus important : montrer l’estime que vous portez à vos collaborateurs.

Plus vous leur offrirez exactement ce qu’ils attendent, mieux vous serez en mesure d’atteindre les objectifs internes mentionnés au début de l’article. Le mix idéal : des informations sur l’entreprise et le secteur, ainsi que des informations générales sur l’environnement de travail, des messages concernant des changements au sein de l’entreprise ainsi que des contenus divertissants.

Rubriques et styles de textes

Que le journal soit publié en ligne ou imprimé, sa structure doit toujours être la même. Cela se fait en définissant des rubriques qui accompagneront le lecteur tout au long de sa lecture. Il est donc important, avant de publier le premier numéro, de réfléchir à la structure que vous souhaitez donner à votre journal.

Un bon magazine que l’on aime feuilleter se caractérise par une alternance de textes courts et de textes longs. Cela vaut pour un journal d’entreprise comme pour un magazine commercial. Le nom des différentes rubriques doit être facile à comprendre et rester général afin de convenir à des contenus variés.

Contenus obligatoires d’un journal d’entreprise

Alors que certains contenus sont facultatifs ou dépendent de l’entreprise ou du secteur et de leurs thèmes spécifiques, certains sujets doivent absolument être contenus dans le journal d’entreprise s’il a vocation à être un vrai magazine :

• Éditorial: Il s’agit habituellement de la préface de l’éditeur ou du rédacteur en chef. Dans le cas d’un journal d’entreprise, il peut être rédigé par un membre de la direction de l’entreprise – mais aussi parfois par un autre membre de l’entreprise. Ce message d’accueil peut faire référence à des événements survenus depuis le dernier numéro, ou à un sujet particulier du numéro actuel.
• Sommaire: Si le journal est composé de plus de deux feuilles, un sommaire est indispensable. Il offre une vue d’ensemble du contenu et donne envie de lire les différents articles.
• Mentions légales: Si l’éditorial et le sommaire ne sont que des composants utiles d’un journal, les mentions légales sont une obligation légale – aussi bien pour une publication imprimée que pour une version purement numérique. Les mentions légales indiquent au minimum le nom de l’éditeur et celui d’un membre du personnel responsable de la publication. Vous trouverez plus d’informations sur les mentions obligatoires sur le site service-public.fr.

Une variété de possibilités pour des contenus intéressants

Il existe de nombreuses façons de concevoir un magazine intéressant. Les sujets peuvent être présentés sous différentes formes :

• Messages courts: L’actualité brûlante n’a pas sa place dans un magazine trimestriel, car elle est dépassée avant même que la presse ne soit mise en route. Choisissez un sujet qui dure, ou proposez une information exclusive. Il peut aussi s’avérer judicieux de renvoyer à un article mettant en lumière les derniers développements.
• Articles de fond: Ceux-ci s’étalent sur au moins une page entière, mais, selon le sujet, ils peuvent aussi être beaucoup plus longs. Commentez dans ces articles l’impact d’une nouvelle législation sur le secteur et sur votre entreprise, expliquez la portée des dernières tendances, etc. Si possible, faites appel à des experts, intégrez des citations ou des interviews.
• Interviews: Comme nous venons de l’indiquer, une interview peut être intégrée à un article plus long, mais elle peut aussi constituer elle-même un article. Dans ce cas, le sujet de l’interview doit être suffisamment important pour couvrir au minimum une demi-page. La personne interviewée peut être l’expert cité, un collaborateur, un client ou un partenaire commercial.
• Reportages: C’est le type de texte le plus vivant. L’auteur rend compte directement des événements et, dans l’idéal, il décrit toutes ses impressions sensorielles. Un reportage doit être « au plus près des gens ». C’est-à-dire qu’au moins une personne doit s’exprimer – en général sous la forme de citations, mais aussi éventuellement avec l’insertion d’une petite interview. Un reportage, par exemple, ne se contente donc pas de décrire ce qui se passe dans une usine, mais suit Jean et Lucie lorsqu’ils assemblent les pièces d’une voiture et leur donne la parole.
• Articles spéciaux: Ces articles mettent en lumière, de façon très détaillée, un sujet particulièrement important, éventuellement en le présentant sous différents angles. Il peut s’agir d’un thème central de plusieurs pages, composé de différentes formes de textes comme des reportages, des articles de fond et des interviews. Un numéro entier peut aussi être consacré à un seul thème, par exemple à l’occasion du 75e anniversaire de l’entreprise ou d’un autre événement marquant.
• Informations de l’entreprise: Ce type de texte n’apparait que dans les journaux d’entreprise et informe les salariés des changements dans l’entreprise ou prend position sur un sujet spécifique.
• Informations sur le personnel: Il s’agit ici d’informations concernant les promotions, les départs à la retraite, et les changements de poste – aussi bien dans l’entreprise que chez les concurrents.
• Services: Ces pages donnent des informations sur tout ce qui peut faciliter la vie (professionnelle) des salariés : toutes les offres de l’entreprise, telles que les activités sportives, les places de stationnement ou de garderie, les horaires de bus, les remises sur des contrats d’assurance, les informations sur de nouveaux collègues, etc. Les éventuels candidats étant susceptibles d’étudier ces pages de près, il est possible de se présenter ici sous un jour avantageux.
• Divertissement: Lorsque cela est possible, tous les articles ne doivent pas se contenter d’informer, mais doivent aussi être divertissants. Une page exclusivement réservée au divertissement peut apporter un peu de fraîcheur à un journal volumineux. Il peut s’agir de « perles » recueillies parmi les membres du personnel, de légendes de photos amusantes publiées par la concurrence, ou d’une recette pour un dessert dans les couleurs de l’entreprise.

Sujets possibles pour le journal d’entreprise

Selon l’étude SCM, ce sont les responsables de la communication qui déterminent à 83,6 pour cent les sujets abordés dans les journaux d’entreprise. Cela signifie que celui qui crée le journal décide aussi généralement de son contenu. Mais cela signifie également que les responsables doivent avoir des contacts dans tous les domaines de l’entreprise. La sélection des sujets qui trouveront leur place dans le journal est une question de choix.

Toutefois, ce n’est généralement que dans les grandes entreprises que le service de communication décide seul des contenus. Dans les petites entreprises, le cadre est généralement défini par la direction.

Où trouver des sujets intéressants:

• Rester à l’écoute des informations politiques et économiques et plus particulièrement du secteur d’activité de l’entreprise. Qu’est-ce qui est important (ou le sera à l’avenir) ? Comment adapter le sujet au journal ?
• Identifier des nouvelles tendances dans la société ou dans le secteur d’activité. Affecteront-elles l’entreprise et donc ses salariés ?
• Discuter avec la direction de l’entreprise et les représentants des différents services : Existe-t-il des problèmes, des incertitudes, des souhaits, des idées ? Si un thème apparait, organiser d’autres discussions à ce sujet.
• Reprendre des suggestionset des plaintes : souvent, les salariés proposent eux-mêmes activement – même s’ils n’en ont pas conscience – des sujets pour le journal.
• Mener des enquêtes: elles révèlent parfois des sujets intéressants qui pourront faire l’objet d’un article.

Fréquence de parution

En règle générale, un journal d’entreprise est publié trois à six fois par an (c’est le cas pour 67,4 pour cent des entreprises interrogées par SCM). Pour une publication plus fréquente, l’entreprise devra prévoir un budget plus conséquent.

En outre, il ne faut pas oublier que les salariés sont censés lire la publication. Pour certains, une parution mensuelle serait trop contraignante. Il en résulterait un moindre intérêt pour le journal, ce qui remettrait en question la réalisation des objectifs fixés.

Pour commencer, il est conseillé de limiter le nombre de numéros pour ensuite l’augmenter si besoin. Une réduction de la fréquence de parution est toujours un mauvais signe et doit donc si possible être évitée.

Style de langue approprié

Dans l’idéal, un journal d’entreprise doit se lire comme un magazine classique. La langue utilisée doit donc être claire, simple et compréhensible, les phrases courtes doivent alterner avec des phrases longues et le style doit être captivant. Selon l’entreprise, le ton adopté peut être plus ou moins sérieux ou familier.

Si la majorité des employés sont jeunes, la langue sera plus décontractée, s’ils sont plutôt âgés, elle sera plus formelle. Le tutoiement ne doit être adopté que si cela est la règle à tous les niveaux de l’entreprise. Si seuls les collègues proches se tutoient, alors, le vouvoiement doit être de mise.

Conception du journal d’entreprise

Le journal d’entreprise fait partie de la communication d’entreprise et donc du Corporate Publishing. La langue utilisée dans le journal ainsi que son apparence (Corporate Design) doivent donc correspondre aux autres publications de l’entreprise.

S’il n’existe encore aucune publication à laquelle s’orienter dans le cadre de la Corporate Identity, il faudra tout d’abord définir une norme. Utiliser les couleurs de l’entreprise est idéal pour que le journal soit facilement reconnaissable. La présentation doit plaire aux employés et aux autres groupes-cibles, et transmettre l’impression souhaitée.

Une mise en page aérée avec beaucoup d’espace est élégante, une mise en page inhabituelle donne au journal un côté créatif, et une mise en page très sobre respire le sérieux. Faites impérativement appel à un professionnel pour créer la structure du journal.

Il est aussi important d’apporter une grande attention au choix des polices, car elles influencent grandement l’impression visuelle. Mais vous pouvez bien entendu utiliser aussi la police de votre entreprise. Toutefois, pour les textes un peu longs, la lisibilité doit être la priorité.

How-to : comment utiliser son journal d’entreprise

Si vous projetez de créer un journal pour votre entreprise, vous devrez tout d’abord réfléchir précisément à certains aspects. Démarrer un projet ambitieux pour l’abandonner après seulement quelques numéros peut s’avérer contre-productif. Il est préférable de prendre son temps au départ pour pouvoir bien gérer le projet sur le long terme.

Quelle est l’utilité d’un journal d’entreprise ?

Vous avez probablement plus de 50 collaborateurs. Sinon, vous ne penseriez pas à créer un journal d’entreprise. S’il ne doit paraître que sous la forme d’un blog sur votre propre site Web, alors le risque est limité. Par contre, si vous prévoyez de produire un journal imprimé, il vous faut calculer le rapport avantages-coût très précisément.

Valeur ajoutée pour les salariés

Il s’agit d’aligner vos objectifs, tels que la fidélisation de vos salariés et le sentiment d’appartenance, sur la valeur ajoutée offerte à vos salariés. S’il existe un grand besoin d’informations au sein de votre entreprise, des articles de fond peuvent y répondre.

Si les salariés eux-mêmes peuvent prendre la parole ou si leurs demandes sont prises en compte, cela peut avoir un effet positif sur leur niveau de satisfaction. Une bonne publication permet d’établir un dialogue. Vous obtiendrez ainsi un retour sur le journal et sur ses contenus, ce qui vous permet de toujours mieux l’adapter aux besoins de vos salariés.

Dans certains cas, une enquête préliminaire parmi les salariés permet de savoir dans quelle mesure ceux-ci souhaiteraient avoir un journal d’entreprise. Dans le même temps, vous pouvez leur demander ce qu’ils attendent d’un journal pour leur entreprise.

Penser aussi aux autres groupes-cibles

Comme nous l’avons déjà mentionné, le fait que d’autres groupes cibles lisent également le journal peut être utilisé de façon active. À une époque où tout et chacun est évalué en ligne, une entreprise qui s’occupe très bien de ses salariés peut faire bonne impression. Produire un journal peut être une manière efficace de le montrer.

En outre, un journal d’entreprise peut être une excellente occasion de rendre publiques certaines informations. Par exemple, si, dans le dernier numéro de l’année, vous remerciez vos collaborateurs pour leur engagement extraordinaire, cela vous permet également d’évoquer indirectement les résultats positifs de votre entreprise. Par ce biais, vous pouvez aussi exposer à vos salariés comme à vos clients des décisions impopulaires.

Bien entendu, c’est sur les éventuels candidats qu’un journal d’entreprise fait le plus d’effet, c’est pourquoi la publication doit être incluse de façon ciblée dans les mesures d’employer-branding.

Pensez aux effets sur ces groupes-cibles externes lors de vos réflexions sur le journal d’entreprise, afin d’avoir une image claire de tous ses avantages pour votre entreprise.

Disposez-vous des ressources nécessaires ?

Si vous voulez produire un journal imprimé, vous devez tenir compte des coûts d’impression, des matières premières et éventuellement de la distribution. Cependant, même dans le cas d’un journal en ligne publié régulièrement, l’immense quantité de travail ne doit pas être sous-estimée :

• sélection des sujets
• conception
• recherche
• achat d’images ou shooting
• contact et prise en charge des experts et autres personnes interviewées
• rédaction des textes
• lectorat
• mise en page
• correction des épreuves
• validation
• publication

Dans le cas d’un magazine professionnel, c’est toute une équipe bien rodée qui est à l’œuvre. Réfléchissez bien au nombre de collaborateurs que – et auxquels – vous souhaitez confier cette tâche. Ils devront être deux au minimum : une personne pour gérer le projet et écrire certains textes, et un graphiste.

En outre, la question des « sources de contenus » se pose également : trouvez-vous toujours suffisamment de sujets pour remplir votre journal comme prévu ? Planifiez toujours plusieurs numéros à l’avance afin d’en être sûr.

Quelle forme et quelle fréquence de parution conviennent le mieux ?

De nombreuses entreprises choisissent une forme numérique pour commencer. C’est bien sûr le moyen le plus simple de savoir si le journal est apprécié des salariés. Si l’expérience est réussie et que vous envisagez une version imprimée, réfléchissez bien à la suite avant de vous décider. À quelle fréquence le magazine doit-il paraître ? Cherchez-vous à atteindre activement des groupes-cibles externes ?

Un journal d’entreprise exposé dans les espaces de ventes ou dans les salles d’attente peut susciter la curiosité des visiteurs. Si l’intérêt est réel, un document interne peut tout à fait être transformé en magazine pour les clients. Les exigences sont à peu près les mêmes.

Mais pour en revenir à notre point de départ : vous souhaitez produire un journal d’entreprise. C’est à vous de décider ce que vous souhaitez rendre public ou pas. Dans une version en ligne, vous pouvez créer des zones publiques et d’autres protégées par mot de passe. Les informations confidentielles sont à exclure absolument d’une version papier.

La forme mixte mentionnée plus haut, permettant de s’adresser à tous les groupes-cibles, convient également aux petites entreprises. Une version en ligne peut facilement être intégrée au site de l’entreprise, et la version papier peut dans un premier temps être imprimée dans un petit tirage (impression possible à partir d’un exemplaire chez Onlinprinters). Si nécessaire, cette solution hybride peut être complétée par une application mobile.