Modèles d’invitation à une fête d’entreprise à l’occasion de Noël

Les fêtes d’entreprise à l’occasion de Noël n’ont pas toujours très bonne réputation. C’est pourquoi certains invités préfèrent tout simplement ne pas y participer. Pour que le plus grand nombre possible puisse répondre présent, l’invitation doit déjà susciter l’envie et la joie de participer à la fête.

« Petit papa Noël » … Cet événement routinier ne suscite que de l’ennui, et personne n’a plaisir à l’idée de se retrouver « dans la joie et la bonne humeur » à l’occasion des fêtes de fin d’année. Dans une invitation à une fête de Noël, il est donc conseillé d’éviter d’utiliser des phrases creuses et vides de sens, surtout si elles sont aussi ringardes que ce chant de Noël que l’on entend en boucle.

En effet, pendant les semaines qui précèdent Noël, les plannings sont serrés, tant sur le plan professionnel que privé. Dans cette période de stress, on essaye d’éviter ce que l’on n’aime pas et tout ce qui nous semble inutile. Mais votre objectif est, bien sûr, de faire adhérer à votre fête de Noël le plus grand nombre possible d’employés, de partenaires commerciaux ou de clients. Et le carton d’invitation y contribue dans une large mesure.

Sommaire

• Choisir le bon timing
• Carton d’invitation à la fête de Noël : ce qu’il doit contenir
• Invitation au format papier ou électronique ?
• Invitation à la fête de Noël : création du carton
• Modèles de texte pour l’invitation à une fête de Noël
  • Save the Date
  • Textes d’invitation pour collaborateurs et collègues
  • Textes d’invitation pour les partenaires commerciaux et les clients

Invitation à une fête de Noël : choisir le bon timing

Il n’est pas si facile de trouver le bon timing : si vous attendez trop pour envoyer l’invitation, vous prenez le risque que de nombreuses personnes soient déjà prises ce jour-là en raison de calendrier chargé à l’approche de Noël. En revanche, si l’invitation est envoyée trop tôt, les invités ne se sentiront pas encore dans l’esprit de Noël. Au début de l’automne, par exemple, personne n’est encore d’humeur à parler de Noël, de sorte que l’effet « il me tarde tant que la fête arrive » risque d’être quelque peu limité.

Quoi faire alors ? La solution se trouve dans le « Save the Date », qui s’utilise déjà beaucoup, même si vous n’êtes pas obligé d’intituler votre message de cette façon. Vous pouvez également l’intituler « Annonce » ou « Avertissement », mais le principe est simple : communiquez tout d’abord la date par e-mail, puis envoyez plus tard l’invitation officielle avec toutes les informations nécessaires.

Le timing pourrait ressembler à ceci :

• Pour les collaborateurs d’une entreprise de taille moyenne ou d’une grande entreprise, il est conseillé d’envoyer un mail « Save the date » environ dix semaines avant la fête. Dans beaucoup d’entreprises, l’événement a souvent lieu chaque année à une date bien définie (l’avant-dernier vendredi précédent la veille de Noël par exemple), de sorte qu’il est également possible d’intituler le message « N’oubliez pas » ! En cas de taux d’absentéisme élevé, il est conseillé d’éveiller la curiosité en faisant quelques allusions à la fête. L’invitation elle-même peut alors être envoyée deux semaines avant, voire même une semaine seulement avant la fête.

Le mail « Save the Date » doit être envoyé environ dix semaines avant la fête.

• Si des invités externes sont conviés, il faut adapter le timing en conséquence. Pour les cadres et dirigeants qui ont un planning particulièrement chargé, il est conseillé d’envoyer un « Save the Date » en respectant un délai d’environ dix semaines, l’invitation elle-même devant leur parvenir trois voire deux semaines avant la fête. Pour les invités très importants, il est conseillé de fixer la date bien à l’avance.
• Si la fête est limitée aux employés ou aux collègues d’une petite entreprise ou juste à un service, il n’est généralement pas nécessaire d’envoyer un « Save the Date » car la date est généralement fixée ensemble. Si tel n’est pas le cas, la question du bon timing dépend fortement de la culture de l’entreprise. Dans le cas d’une start-up à prédominance jeune, un message préalable envoyé cinq semaines avant la fête peut être suffisant ; dans le cas d’un département avec des représentants commerciaux, une planification à plus long terme peut s’avérer nécessaire. Quant à l’invitation en elle-même, tout dépend du type de fête prévu. Si un traiteur est engagé, il sera nécessaire de spécifier en temps utile le nombre exact de personnes. Si l’équipe se retrouve simplement dans une brasserie, le nombre de participants peut varier jusqu’au dernier moment.

Carton d’invitation à la fête de Noël : ce qu’il doit contenir

Qu’il s’agisse d’une carte postale un peu « olé olé » ou d’une lettre élégante : certaines choses méritent absolument d’être inscrites dans l’invitation à une fête de Noël – ne serait-ce que pour des raisons d’organisation :

• Date exacte : en plus de la date exacte, il est également préférable de nommer le jour de la semaine, par exemple : vendredi 15 décembre 20XX. indiquez également l’heure, c’est-à- dire le début de l’événement et, si nécessaire, l’heure d’ouverture des portes.
• Durée : chaque employé ou invité souhaitera savoir combien de temps dure la fête. Si, pour quelque raison que ce soit, il existe une heure de fin, il est préférable de l’indiquer. Ceux qui souhaitent seulement participer à la « partie obligatoire » doivent être en mesure d’estimer à partir de quand commence le programme « libre ». Pour cela, on peut utiliser des formulations comme « la soirée festive commencera à partir de 22 heures » ou « après le dessert, nous vous attendrons sur la piste de danse ».
• Lieu de la manifestation : même s’il s’agit d’une brasserie bien connue, l’adresse exacte doit être indiquée. Prévoir également un plan pour les clients ne connaissant pas les lieux. Par ailleurs, il peut être bon de conseiller les transports en commun à prendre ou le stationnement disponible à proximité du site.
• Qui peut venir ? la plupart des fêtes de Noël organisées par les entreprises sont réservées aux employés, mais parfois les conjoints ou d’autres personnes sont également invités. Afin d’éviter tout malentendu, il convient de préciser qui est invité exactement. Pour enlever toute ambiguïté, le mieux est de prévoir un coupon-réponse : « Oui, je viendrais avec xx personnes », ce qui suggère qu’il est possible de convier d’autres personnes, alors qu’un simple « Oui, je viendrais » signalera que l’invitation est destinée uniquement au destinataire. Mais il y a aussi d’autres solutions comme « la fête de Noël pour nos collaborateurs » ou « nous serions heureux de vous accueillir ainsi que votre conjoint ».
• Code vestimentaire : parfois, le choix du lieu indique déjà le code vestimentaire à adopter. Si cela n’est pas évident au premier abord ou si un code vestimentaire est réellement requis, l’invitation doit le mentionner. Ceci peut être énoncé brièvement à la fin dans un P.S. ou incorporé dans le texte.
• Demander une réponse : pour des questions d’organisation, vous devez bien sûr savoir combien de personnes seront réellement présentes. Précisez jusqu’à quelle date les personnes invitées doivent répondre pour accepter ou refuser l’invitation. Dans ce cas, le mieux est de prévoir un délai supplémentaire de deux jours avant la date limite afin de pouvoir contacter les retardataires. Pour cela, une option de réponse au format papier ou électronique facilitera le traitement.
• Indiquer s’il y a des particularités : y a-t-il une navette pour se rendre sur place, ou peut-on commander un menu végétarien à l’avance ? Ces informations devront également figurer dans l’invitation.

Invitation au format papier ou électronique ?

Une entreprise comptant plusieurs centaines d’employés préfèrera probablement envoyer l’invitation par courriel, ne serait-ce que pour des raisons de coût. Cependant, si vous voulez témoigner envers vos employés toute votre estime ou vous réunir en petit comité, nous vous conseillons d’utiliser des invitations imprimées. Celles-ci peuvent être distribuées aux employés en interne.

Les invités externes doivent toujours recevoir une carte ou une lettre imprimée. L’invitation est envoyée par courrier à la société de la personne invitée ou à son domicile.

Invitation à la fête de Noël : création du carton

C’est la première impression qui compte. Le destinataire aura beaucoup plus envie de participer à la fête de Noël si l’invitation est originale ou raffinée, que s’il s’agit d’une vulgaire lettre imprimée sur le papier officiel de l’entreprise et remise sans aucune attention dans une enveloppe ennuyeuse. Le sentiment de voir le même événement se reproduire chaque année, comme décrit au début, sera plus susceptible de se produire alors. C’est exactement ce que l’on peut éviter à l’aide de quelques moyens très simples.

• Papier : n’utilisez en aucun cas le papier à en-tête habituel de l’entreprise avec logo et coordonnées bancaires. Préférez a minima un papier à lettres si vous ne pouvez pas faire imprimer une feuille de papier plus exclusif à l’occasion de l’événement.
• Carte : Une carte, et notamment une double carte, a plus de valeur qu’une lettre. Ceux qui souhaitent donner à leur invitation un caractère particulièrement exclusif choisiront différentes finitions, telles qu’un papier lin ou un carton martelé. La carte doit cependant correspondre au style de l’entreprise et à l’événement organisé.
• Enveloppe : l’enveloppe doit correspondre au matériau utilisé pour la lettre ou la carte, idéalement elle doit avoir la même couleur.
• Originalité : avec un format inhabituel, l’invitation se démarquera de la pile de courrier. Que diriez-vous, par exemple d’une carte postale de format allongé qui servirait également de ticket d’entrée à la fête ? Si vous vous sentez l’âme créative, vous pouvez également concevoir des cartes ayant la forme d’un paquet cadeau ou d’une boule de Noël.
• Couleur : le rouge foncé et le vert sapin sont des couleurs particulièrement prestigieuses et qui reflètent la tradition de Noël. Il est toujours de bon goût de créer une carte dans l’une de ces deux couleurs voire dans une combinaison des deux. Le blanc, qui fait penser à la neige, apporte par ailleurs beaucoup de fraîcheur et est tout indiqué pour des motifs hivernaux. Bien sûr, la couleur de l’entreprise peut également être une possibilité à privilégier si elle s’harmonise au thème de la carte.
• Motif : branches de sapin, arbre de Noël, traîneau à rennes, anges, flocons de neige, branches de houx ou cloches : il est possible d’utiliser de nombreux motifs de Noël. Certains sont assez kitsch, d’autres intemporels. Le principal est de trouver le motif qui s’harmonise avec la couleur choisie. Pour certains motifs « rigolos », mieux vaut être prudent. Tout le monde n’a pas le même sens de l’humour et certains invités peuvent même se sentir offusqués.
• Écriture manuscrite : lorsque le carton est envoyé à des centaines d’invités, il est bien entendu difficile de rédiger toutes les cartes à la main. Si la fête se déroule en petit cercle, une invitation manuscrite est tout à fait habituelle, mais pas obligatoire. Ce qui est important, cependant, c’est qu’elle soit signée à la main.
• Envoi : si les invitations sont envoyées par courrier, il est préférable de ne pas les affranchir en machine, mais d’apposer un timbre spécial. L’adresse peut être manuscrite ou imprimée sur une étiquette.
• Cadeau : un petit cadeau soulignera la valeur de chaque invitation. Il peut s’agir d’une « chaufferette » bien pratique pour l’hiver ou – surtout avec un grand nombre d’invitations et lorsqu’elles sont envoyées par courrier – de décorations de sapin de Noël plates.

Modèles de texte pour l’invitation à une fête de Noël

Nous vous proposons des modèles de messages préalables et d’invitations pour différents types de célébrations et groupes cibles. Vous pouvez combiner différents passages de texte comme vous le souhaitez ou les insérer dans vos propres compositions. Vous pouvez également utiliser un modèle complet, s’il vous convient.

Save the Date

Textes d’invitation pour collaborateurs et collègues

Textes d’invitation pour les partenaires commerciaux et les clients