Si vous voulez remplir les champs d’un formulaire dans un document PDF, vous devez connaître quelques astuces pour que vos données soient envoyées au destinataire en toute sécurité. Mais un PDF peut être rempli et envoyé même s’il ne contient pas de champs de formulaire interactif. Nous vous présentons différentes méthodes.
Vous voulez remplir un PDF directement sur votre ordinateur ? Très bien – l’époque où il fallait imprimer chaque document pour le remplir manuellement est heureusement révolue, et les forêts en sont ravies. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi signer et envoyer directement le PDF au destinataire par e-mail. Pour remplir et signer un PDF, la version gratuite Adobe Reader est suffisante ; il n’est pas nécessaire d’avoir Adobe Acrobat.
Sommaire
- Deux types de documents PDF
- Remplir un PDF plat
- Remplir un formulaire PDF avec un autre programme
- Conclusion
Deux types de documents PDF
On distingue les documents PDF à remplir avec un formulaire interactif de ceux disposant d’un formulaire simple, appelé formulaire plat. Dans le cas d’un formulaire interactif, c’est l’auteur du document qui crée les champs. Dans le cas d’un formulaire plat, les champs sont prédéfinis, ils ne sont pas interactifs, mais, avec les bons outils, il est aussi possible de remplir ce type de PDF avec du texte.
Remplir un document PDF interactif
Le PDF interactif contient donc des champs interactifs. Ceux-ci comportent certains critères prédéfinis, tels que la police, la couleur mais aussi des options de validation. Par exemple, l’auteur peut avoir créé un champ dans lequel il est possible de saisir uniquement un chiffre, ou un certain nombre de lettres, ou encore plusieurs lignes.
Les champs de formulaire interactifs se reconnaissent facilement à leur fond de couleur activé par défaut dans Acrobat. Les champs de formulaire sont affichés avec un fond bleu clair. Les champs obligatoires sont entourés d’un contour rouge.
Si vous faites bouger l’outil Main sur un champ du formulaire, la main se transforme en pointeur et vous pouvez commencer à saisir le texte.
Vous pouvez aussi définir vous-même la couleur des marquages dans les paramètres du programme.
Passer d’un champ à un autre pour remplir le PDF
Si le PDF interactif a été créé de façon intelligente, vous pouvez passer d’un champ à un autre avec la touche de tabulation, et d’autres types de champs interactifs, tels que les champs optionnels, réagissent aussi à la touche de tabulation. L’ordre des champs atteints avec la touche de tabulation dépend cependant de la numération interne, et invisible, des champs. La numérotation ne correspond pas toujours à l’ordre attendu par l’utilisateur. Si vous n’atteignez pas le champ que vous souhaitez, utilisez la souris et déplacez-vous manuellement vers le champ souhaité. La touche Maj, elle, vous fait revenir en arrière dans le même ordre.
Envoyer le PDF rempli par e-mail
Certains documents ont une barre de message de couleur dans l’en-tête. Elle vous permet d’activer et de désactiver le marquage des champs. Vous y trouverez également la commande Envoyer le formulaire. Certains auteurs de formulaires placent également parfois un bouton dans le PDF pour l’envoi du PDF. Lorsque la saisie des données est terminée, il suffit de cliquer sur ce bouton pour envoyer le PDF directement au destinataire sous forme de pièce jointe dans un e-mail, et le tour est joué.
Enregistrer et envoyer un PDF via le menu d’impression
Cependant, dans certains cas, il n’existe aucune commande pour l’envoi. Si, de surcroit, vous utilisez une version plus ancienne de Reader (antérieure à la version XI), le PDF ne peut alors pas non plus être enregistré comme vous en avez l’habitude avec ses champs remplis. Mais s’il est possible d’imprimer le document, vous pouvez imprimer le PDF en sélectionnant l’imprimante Enregistrer comme PDF. Ce nouveau PDF « imprimé » peut alors être envoyé sans problème.
Remplir un PDF plat
Un formulaire de PDF plat ne contient pas de champs de formulaire interactif. Il s’agit donc d’un PDF statique sans boutons interactifs ni options de champs ou autres. Mais pour pouvoir tout de même saisir un texte dans un tel document, ou pour remplir un champ vide, il n’est pas nécessaire d’imprimer le document et de le remplir manuellement, même si cela reste toujours une option. Il est plus simple d’utiliser la fonction « Remplir et signer ». Elle permet de renseigner du texte ou de cocher une case dans un document PDF plat. Pour accéder aux outils nécessaires, cliquez dans la barre d’outils de droite sur le symbole Remplir et signer. Si vous n’y voyez pas l’outil, vous le trouverez en cliquant sur Plus d’outils ou en affichant l’onglet Outils.
Lorsque vous aurez sélectionné l’outil, on vous demandera si vous souhaitez remplir et signer le document ou si vous souhaitez demander une signature. Cliquez alors sur Remplir et signer. Lorsque vous déplacez la souris dans le PDF plat, un point d’insertion apparait avec le symbole Ab. Il se peut qu’Acrobat affiche maintenant des champs avec un fond bleu dans lesquels vous pouvez saisir du texte ; dans le cas contraire, vous pouvez cliquer avec l’outil pour saisir du texte.
Au fait : dans les versions plus anciennes versions d’Acrobat Reader, le plus simple était de remplir les champs d’un formulaire plat avec l’outil machine à écrire.
Détails pour remplir un formulaire plat
La barre bleue au-dessus du point d’insertion offre deux versions d’affichage de textes : avec la première (variante A), les deux A de tailles différentes offrent la possibilité de réduire et d’augmenter la taille de votre texte. Pour cela, cliquez – même plusieurs fois – sur le petit ou sur le grand A. En cliquant sur la Poubelle à côté, vous supprimez votre texte. Le dernier symbole à droite avec le point d’insertion et le symbole Ab vous permet de passer d’un mode de saisie avec une taille proportionnelle ou mode non proportionnel.
Variante A de la barre d’outils :
Vous trouvez ici les options de taille ainsi que la possibilité de passer d’une saisie non proportionnelle…
……à une saisie proportionnelle.
Cliquez sur les trois points pour passer à la variante B. Vous pouvez ici choisir entre différents symboles, comme une croix ou une coche.
Les cadres de textes créés peuvent être déplacés de manière intuitive ou simplement supprimés à l’aide de la touche Supprimer.
Variante B de la barre d’outils :
Sélectionnez ici le symbole que vous souhaitez intégrer..
Signer un PDF simple
En cliquant sur Signer soi-même ou sur Signer, vous pouvez aussi signer le PDF. Sélectionnez ensuite Ajouter une signature ou sur Ajouter des initiales puis cliquez sur Typ, Dessiner ou Image. Avec l’option Typ, vous écrivez votre nom et choisissez entre différents styles d’écriture. Avec Dessiner, vous écrivez votre nom en faisant bouger la souris – utiliser un stylo est ici un avantage. Enfin, vous pouvez aussi signer votre PDF avec une Image que vous aurez téléchargée. Cliquez sur Appliquer pour placer votre signature dans le document.
Transmettre le PDF rempli
Votre formulaire est bien rempli ? Vous pouvez maintenant enregistrer, archiver ou envoyer le PDF comme vous en avez l’habitude.
Vous pouvez aussi transmettre le PDF via le serveur Adobe en créant un lien vers votre fichier enregistré en lecture seule. Pour cela, cliquez en haut à droite sur Suivant et enregistrez le document comme Copie en lecture seule
Sélectionnez Générer un lien puis connectez-vous à votre compte Adobe, ou bien à un compte Google, Apple ou Facebook. Adobe télécharge le PDF sur son serveur. Vous pouvez maintenant joindre le PDF à un e-mail en cliquant sur le lien et en créant un nouvel e-mail avec votre programme de messagerie par défaut – le lien sera automatiquement copié. Mais vous pouvez aussi bien sûr copier le lien manuellement et le coller où vous le souhaitez. Lorsque le destinataire cliquera sur le lien, il pourra ouvrir et télécharger le PDF rempli.
Au fait : il est également possible de remplir un document PDF dans son navigateur Web. Mais cela dépend du navigateur et du système d’exploitation de l’ordinateur ; certaines combinaisons ne fonctionnent pas. Google Chrome, par exemple, n’est pas en mesure d’afficher un PDF en ligne.
Vous n’arrivez pas à remplir le formulaire ? Il comprend peut-être des paramètres de sécurité qui l’empêchent d’être rempli. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur Propriétés [commande D]. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Sécurité et vérifiez les paramètres.
Remplir un formulaire PDF avec un autre programme
Si vous n’avez ni Acrobat ni Reader, ou si vous ne souhaitez pas les utiliser, vous avez d’autres solutions. Pour cela, vous pouvez soi installer un logiciel localement sur l’ordinateur soi travailler sans installation locale avec un outil en ligne. Nous avons examiné quelques options :
Logiciels hors ligne
PDFelement
PDFelement permet de créer, d’éditer et de remplir des documents PDF.
https://pdf.wondershare.de/
PDFill
PDFill est disponible dans plusieurs versions offrant différentes fonctions pour des budgets variables. Cependant, la version gratuite permet déjà de remplir des champs de formulaire.
http://www.pdfill.com/
Perfect PDF Reader
Avec le logiciel gratuit Perfect PDF Reader, vous pouvez remplir et enregistrer sans problème des formulaires PDF. Le logiciel fonctionne uniquement sous Windows.
https://soft-xpansion.de/products/freeware/pdf-reader/
PDF Expert 7
PDF Expert est un logiciel complet pour Mac permettant entre autres de remplir des formulaires.
https://pdfexpert.com/
Remplir un PDF en ligne
PDFBuddy
PDFBuddy est un service en ligne qui requiert tout d’abord le téléchargement du formulaire PDF concerné. Il est alors possible de remplir les champs ; cependant, les champs de formulaires PDF interactifs ne sont pas reconnus et la saisie de textes s’avère assez compliquée.
https://www.pdfbuddy.com/
SodaPDF
SodaPDF est disponible en ligne et hors ligne. Cependant, il ne reconnait pas certains de nos formulaires de texte, et les ignore tout simplement pendant le téléchargement.
https://www.sodapdf.com/de/formulare
SmallPDF
La solution SmallPDF est simple et rapide, et les champs se remplissent de façon intuitive – les autres fonctions PDF, comme convertir, réduire ou protéger, se font aussi très facilement. Il est possible d’éditer gratuitement jusqu’à deux documents par jour. Si vous souhaitez utiliser ce service plus souvent, il vous faudra prendre un abonnement annuel et débourser 7,50 euros par mois.
https://smallpdf.com/fr
Conclusion
Acrobat Pro et l’outil gratuit Reader, Adobe offre deux solutions pour remplir des documents PDF. Pour tous ceux qui n’utilisent ni Acrobat ni Reader, il existe suffisamment d’alternatives.
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Sources des images :
Accroche : VectorKnight, Morphart Creation via Shutterstock
Captures d’écran : Adobe Acrobat, Aperçu, PDFill, PDFBuddy, SodaPDF, SmallPDF
